Software de contabilidade vale a pena? Como escolher?

Talvez você esteja pensando em comprar software de contabilidade pela primeira vez. Ou você está finalmente pronto para trocar os provedores de software. Em algum momento, você pode se perguntar como escolher o software de contabilidade.

Existem tantas opções por aí que, mesmo sabendo por onde começar a selecionar o software contábil certo, pode parecer impossível. Este artigo ajudará você a aprender a escolher software de contabilidade que atenda às suas necessidades e se vale a pena para sua empresa.

Como escolher o software de contabilidade certo para o seu negócio?

Como escolher o software contábil certo para sua pequena empresa pode fazer sua cabeça girar. Sua empresa tem necessidades específicas. E com tantos recursos de software, preços, cronogramas de compromisso (cobrança ou assinatura únicos) e tudo mais, pode ser difícil manter as coisas em dia.

Para que sua escolha não seja o produto mais caro, e nem o que não atenda suas necessidades, reunimos alguns critérios que vão te orientar para a melhor opção de software de contabilidade.

1. Escolha o software contábil no preço certo

Antes de começar, você deve saber que o custo do software contábil varia. A quantidade geralmente aumenta com o número de recursos que o software fornece. Quer mais recursos? Você pode ter que gastar mais dinheiro.

É importante entender como o preço se compara aos recursos disponíveis ao escolher o software contábil. A última coisa que você deseja é o software muito caro com vários recursos que você nunca usará. Verifique e veja se o software oferece uma avaliação gratuita ou uma demonstração autoguiada antes de comprar. Se o fizerem, você conhecerá os recursos do software antes de se comprometer.

Cuidado com a forma como você é cobrado pelo software. As empresas de software geralmente têm métodos diferentes para cobrar usuários. Alguns aplicativos de software são vendidos em uma grande taxa única. Dependendo do software, talvez você precise pagar despesas adicionais para atualizações quando elas aparecerem. Se for esse o caso, você não poderá planejar com antecedência a nova taxa. Se a atualização for necessária, você precisará pagar por isso.

Outros programas de software funcionam em uma assinatura mensal ou anual. Eles geralmente são vendidos em pacotes com uma estrutura de preços em camadas que permite escolher exatamente o que você precisa. Se você escolher software que cobra uma taxa mensal, saiba os termos antes de assinar.

Certifique-se de entender seu contrato-ele é flexível ou é um contrato fixo? Se você quebrar um contrato, poderá ter de pagar uma taxa.

Por último, mas não menos importante: cuidado com as taxas ocultas ou adicionais. Você não deseja se surpreender com cobranças extras por criar faturas, executar relatórios, fornecer configuração, atendimento ao cliente e armazenamento de dados.

O bom software de contabilidade é ideal para te poupar tempo na gestão do negócio. (Imagem: Pinterest)

2. O melhor software de contabilidade é aquele que você sabe usar

Se você é como muitos proprietários de pequenas empresas, tem uma profundidade de conhecimento em seu campo específico, não contábil. Você não quer gastar sua semana de trabalho aprendendo contabilidade.

Claro, você pode não ser tecnicamente um contador, mas não é novo no gerenciamento de dinheiro. Você gerencia suas finanças desde que debateu se deve ou não quebrar seu cofrinho ou preenchê-lo um pouco mais.

Com isso dito, o software de contabilidade vem com todos os diferentes tipos de níveis de habilidade em mente. Alguns são simples e feitos para os não contaminantes. Outros são mais adequados para os contadores. No final, não importa quem você é. Você deve procurar software que ofereça recursos gratuitos e suporte ao cliente. Dessa forma, se você precisar aprender algo novo, há uma maneira fácil de garantir que você tenha as informações corretas.

3. Decida os recursos necessários para o software de contabilidade

O bom de ter tantos recursos para escolher é que você encontra o software de contabilidade que atende às suas necessidades como uma luva.

Aqui estão alguns recursos comuns que você pode encontrar:

Criar e rastrear faturas

Pagam fornecedores

Compilar demonstrações financeiras

Processar cartões de crédito

Integrar-se às contas bancárias

Gravar históricos de clientes

Todos nós amamos uma boa lista de verificação. Para ajudar a organizar sua pesquisa, faça uma lista de verificação de todos os recursos necessários. Priorize a lista dos recursos mais necessários para o mínimo.

Encontre uma solução de software que suporta as necessidades atuais e as necessidades futuras. Encontre software que possa crescer com o seu negócio.

4. Flexibilidade é uma necessidade para alguns no software de contabilidade

Se você definir vagamente a palavra “escritório” para incluir cafés, salões de aeroportos e seu restaurante favorito, convém investigar o software de contabilidade baseado em nuvem.

O software baseado em nuvem armazena informações on-line para que você possa acessar o programa em qualquer lugar com qualquer dispositivo conectado à Internet. Existem muitas vantagens aqui: você não está amarrado a uma mesa e não precisa se preocupar em perder informações contábeis se o seu computador travar em você.

Se você escolher software de desktop, deve conhecer os riscos. Esse único computador e seu disco rígido se tornam o ponto central da sua semana de trabalho. E o software está disponível apenas para você se o seu computador estiver em boa forma. Calhas, danos causados ​​pela água e quedas de energia podem causar estragos nos seus registros contábeis.

5. Suporte ao cliente e avaliação do software contábil

Você pode ter dúvidas ou precisar de ajuda para entender seu novo software. E quando chegar a hora, você deseja uma equipe de suporte que possa ajudar de maneira rápida e fácil. O suporte ao cliente de qualidade com conhecimento e fácil de se apossar será essencial para mudar para o novo software.

Aqui estão algumas perguntas a serem lembradas ao pensar sobre o suporte ao cliente:

O suporte é gratuito ou há taxas adicionais e até recorrentes?

Em que fuso horário eles estão? Certifique -se de não perder muito tempo entre diferentes fusos horários.

A equipe de suporte tem experiência e conhecimento sobre o software e suas necessidades?

Existe mais de uma maneira de obter o suporte ao cliente (por exemplo, telefone, e -mail, chat online)?

Como estão as avaliações do software em sites como o Reclame Aqui?

Responder a essas perguntas é fácil. Ligue para a equipe de suporte ao cliente e simplesmente pergunte a eles. Tenha uma caneta ou lápis à mão – você pode querer fazer algumas anotações. Você poderá contar rapidamente se eles forem a equipe de suporte ao cliente certa para você.

Como escolher o software de contabilidade?

Os itens listados acima são apenas um ponto de partida. Você também precisa considerar o seguinte:

Relatórios: procure relatórios fáceis de ler compartilháveis ​​com seu contador, gerentes ou outros funcionários confiáveis.

Método contábil: escolha o software de contabilidade que corresponda ao seu método de contabilidade preferido.

Segurança: verifique se o software tem seus interesses de segurança em mente.

Compromisso: Escolha compromissos mensais ou anuais (o que for atenda às suas necessidades).

Avaliações: confie em clientes que usam o software há semanas, meses e até anos – deixe-os dizer o quão bom é o software.

Qual software de contabilidade vocês acham melhor? Quais já usaram ou ouviram falar?