Fechamento de vendas na maquininha passo a passo!

As empresas viram um aumento maciço nas transações com cartão de crédito para pagamentos de entrada e saída. Enquanto isso facilitou o processo de pagamento, isso também significou um pesadelo iminente para as equipes de finanças no final de cada mês – reconciliando as despesas com cartão de crédito.

Mas onde os empresários e as equipes de finanças começam em relação ao gerenciamento de cartão de crédito comercial?

Este blog discute tudo o que você precisa saber sobre o fechamento das vendas na maquininha, e como registrar corretamente isso na contabilidade da sua empresa.

O que é fechamento de vendas na maquininha?

O fechamento de vendas da maquininha é o processo pelo qual os contadores garantem que as transações no extrato da maquininha de uma empresa correspondam ao que está registrado na contabilidade. Para relatórios financeiros precisos e eficientes, as empresas precisam saber que essas transações ocorreram e que as despesas de ambos os lados são corretas e válidas.

Se feitos manualmente, as maquininhas geralmente imprimem relatórios com o fechamento de vendas, ou tem tabelas que podem ser facilmente exportadas para diferentes programas ou planilhas. Se todo pagamento de ambos os lados corresponder, eles podem determinar que os valores foram registrados corretamente e pode fechar livros para o mês.

No entanto, se houver discrepâncias, a responsabilidade de esclarecer esses valores cairia no controlador financeiro. Eles precisam descobrir quem fez os pagamentos adicionais manualmente.

O processo de fechamento de vendas geralmente ocorre no final de cada dia ou semana de trabalho, enquanto um fechamento financeiro mais significativo acontece no final de cada mês ou exercício financeiro da empresa.

Quais são os diferentes tipos de fechamentos de venda nas maquininhas?

Como mencionado anteriormente, uma transação com cartão pode afetar duas seções do seu financiamento comercial: receitas e despesas. Isso significa que as empresas terão dois tipos de fechamento de vendas.

1. Gastos na maquininha

Isso incluiria todas as suas despesas comerciais – pagamentos que sua organização faz para bens ou serviços. Por exemplo, se sua empresa estiver emitindo de costume para seus funcionários, eles devem ser reconciliados individualmente. Também incluem os gastos que você faz a partir de sua conta da maquininha de cartão.

2. Receitas na maquininha

Isso incluiria todos os seus pagamentos recebidos. O fechamento dessas transações exige um pouco mais de esforço do que seus pagamentos de saída, mas existem maneiras definidas de facilitar isso.

Faça o fechamento das vendas no cartão da forma correta para manter em dia as finanças de sua empresa. (Imagem: BlackLine)

Por que fazer o processo de fechamento de vendas na maquininha?

Fazer um pagamento pelo seu extrato do cartão de crédito sem uma segunda olhada pode não ser a coisa mais sábia a fazer. As grandes instituições financeiras também cometem erros, e isso pode acabar custando muito mais do que você deve pagar.

O processo de fechamento de vendas começa quando uma empresa recebe declarações por suas despesas. Os detalhes das despesas são então combinados manualmente com os registros financeiros internos da empresa e verificados quanto a discrepâncias.

Este processo garante:

O dinheiro que deixa a conta é igual ao valor gasto em um período fiscal.

Não há atividades fraudulentas ou erros de entrada de dados manuais.

Os registros da empresa sempre permanecem prontos para a auditoria.

Passo a passo para o fechamento de vendas da máquina de cartão

A reconciliação, como sabemos, envolve o processo de correspondência de despesas com seu registro de finanças internas. Mas como você faz todo o processo?

Etapa 1: Coletando e classificando recibos

Recebimentos são prova de despesas. Ele vem de várias formas e ajuda a explicar o dinheiro gasto. Por exemplo, uma compra feita usando um cartão de crédito vem com uma fatura dada ao cliente no momento da venda. Esses recibos devem ser coletados de todos os titulares do cartão e armazenados para referência futura.

Idealmente, as empresas usam relatórios de despesas para coletar e armazenar recibos de funcionários que usaram a conta da maquininha de cartão. Isso pode ser feito manualmente usando folhas e relatórios do Excel baseados em papel ou por ferramentas orientadas por automação, como um software de gerenciamento de despesas.

Etapa 2: despesas correspondentes a transações

e às despesas comerciais relatadas com os recibos. As empresas podem fazer isso com a ajuda de qualquer sistema preferido para reconciliar.

Garanta que, além de taxas e encargos de juros, não deve haver outros itens não marcados no extrato da maquininha.

Etapa 3: notificando sua operadora da maquininha

Sempre há chances de erro, com ou sem intenção. Assim, suas equipes financeiras precisam ter cuidado ao identificar e notificar as empresas das maquininhas em casos de erros. Além disso, garanta uma ação oportuna relatando quaisquer atividades não autorizadas ou comportamento fraudulento.

Alguns exemplos de erros que ocorrem em comum com as reconciliações de cartão de crédito de negócios são:

Reembolso para uma compra cancelada

Cobrança por uma transação cancelada

Pagamento da fatura processado duas vezes, levando a cobranças duplicadas

Simples, não é?

Ficou alguma dúvida? Deixem nos comentários suas perguntas e iremos responder!