Como fazer conciliação da cartões?

A conciliação bancária vai auxiliar empresas e vendedores a entender de onde estão vindo as receitas da empresa e para onde estão indo esses fundos. É possível também usar a conciliação para saber de quem cobrar, quando isso for necessário, ou onde podem estar ocorrendo problemas com pagamentos e recebimentos.

O que é uma conciliação bancária?

Se sua empresa aceita cartões de crédito como uma opção de pagamento, você precisa conciliar as declarações do cartão de crédito e débito com os livros contábeis da empresa. Todo mês, a empresa que gerencia as vendas de cartão de crédito da sua empresa enviará uma declaração com os conteúdos:

• Todas as transações da sua empresa no mês.
• O valor total que sua empresa vendeu por meio de vendas com cartão de crédito e débito
• As taxas totais cobradas

Se você encontrar uma diferença entre o que os relatórios bancários foram vendidos em cartões e o que os livros contáveis da empresa mostram sobre as vendas com cartões, é hora de brincar de detetive e descobrir o motivo da diferença.

Na maioria dos casos, o erro envolve a cobrança de uma ou mais vendas porque um cliente contesta a cobrança. Nesse caso, o diário de Recebimentos de caixa é ajustado para refletir essa perda de venda, e o extrato bancário e os livros da empresa devem corresponder.

Concilie os cartões de crédito e débito para ver de onde vem o dinheiro da sua empresa. (Foto: Fit Small Business)

Conciliação bancária: como fazer?

Por exemplo, suponha que R$200 em vendas de cartão de crédito foram pagos. A entrada original da transação nos livros deve ficar assim:

• Venda no cartão da bandeira X, final YYYY: R$200
• Crédito do cartão da bandeira X, final YYYY: R$200

Esse é o registro de uma venda simples. Esta entrada conta para o total de vendas para o mês, A segunda linha só será confirmada quando o dinheiro for para a conta da empresa, ou seja, quando o dinheiro for creditado na sua conta.

É importante especificar o valor, o final do cartão e a bandeira para saber exatamente onde reclamar caso haja algum problema na confirmação do pagamento ou para o caso de alguma disputa. Programas e aplicativos de conciliação ainda associam as vendas às notas fiscais dos produtos e/ou serviços, o que pode ajudar na hora de resolver problemas.

Conciliação de taxas

Você também registra quaisquer taxas relacionadas a taxas de cartão de crédito no diário de desembolsos de caixa. Se as taxas de cartão de crédito para o mês totalizarem R$200,00, a entrada nos livros deverá se parecer com esta:

• Débito de Taxa de Cartão de Crédito para a venda no cartão da bandeira X, final YYY: R$2

Se uma transação não for confirmada ou for disputada, a especificação de para qual transação a taxa foi cobrada ajudará na hora de recuperar a taxa em uma reclamação.

Aplicativos e programas para conciliar as vendas no cartão

Muitos aplicativos e programas podem ajudar empresas e vendedores a organizarem suas vendas no cartão de crédito e débito. Você pode testar vários, inclusive os próprios apps fornecidos pelas empresas intermediadoras de pagamentos nos cartões.

Você também pode obter as informações através de planilhas. Mudar as cores das linhas e colunas que foram conciliadas pode ser uma forma eficiente de visualizar as informações e encontrar possíveis erros.

Fazer o controle das vendas no cartão é fácil. Automatizar esse processo com apps e soluções integradas pode ser essencial para o funcionamento de seu negócio, principalmente quando o volume de vendas é mais alto.

Esperamos que não tenham ficado dúvidas sobre a conciliação de vendas. Caso tenha, deixe nos comentários suas perguntas!