Como lidar com clientes inadimplentes?

Pessoas que não pagam, inadimplentes, perdedores: é um fato triste que, se você lida com clientes em termos de crédito, é provável que tenha encontrado o tipo de cliente que – quando o trabalho é concluído ou o produto é entregue – se recusa a pagar.

A maioria de nós tem uma história de horror sobre um cliente que consumiu tempo, recursos e dinheiro antes de se esquivar de suas dívidas – às vezes declarando que não podia pagar, outras vezes simplesmente desaparecendo.

Clientes inadimplentes: um problema para todos os negócios

Ao considerar esse problema, vale lembrar por que vendemos em termos de crédito em primeiro lugar. Nós o fazemos porque faz parte do nosso serviço, porque nos distingue dos concorrentes que não o fazem. Em outras palavras, é uma cortesia. Ele não precisa ser estendido em todos os casos, e vale lembrar que o que estamos realmente fazendo toda vez que trabalhamos sem sermos pagos antecipadamente é, na verdade, um empréstimo para nossos clientes.

Com isso em mente, aqui estão algumas coisas que você pode fazer para lidar com clientes que não pagam.

1. Evite ter de cobrar inadimplentes

Essa é a maneira mais eficaz de lidar com não pagadores. Infelizmente, eles não se identificam com antecedência. Uma prática comum é solicitar referências de novos clientes, mas isso é falha porque é improvável que os clientes forneçam os detalhes de uma empresa que eles não pagaram.

Em vez disso, verifique se você investigou o registro de crédito do cliente em questão. Comece fazendo uma pesquisa para verificar os detalhes da empresa. Em seguida, verifique o histórico de crédito da empresa com um registro de crédito com alguma empresa de análise de crédito.

Quanto maior o trabalho, mais pesquisas você deve fazer. Se você encontrar algo adverso, cabe a você decidir lidar com eles em termos mais rigorosos ou não.

2. Tenha políticas e procedimentos de cobrança ao cliente

Se você fosse um banco que emprestava dinheiro, implementaria procedimentos para avaliar seus clientes e buscar as dívidas deles. Nos negócios, as coisas não devem ser diferentes:

Verifique se você possui políticas escritas em vigor que determinam quando o crédito pode ser estendido, em que termos e como ele será buscado quando estiver vencido.

Obtenha novos clientes para preencher um formulário de inscrição de conta que detalha seus termos e políticas. Isso ajuda a definir expectativas.

Envie lembretes aos 30 e 45 dias ou sempre que for apropriado para o seu setor.

Defina um limite, como 90 dias em atraso, quando você começará a tomar outras medidas.

Procure um advogado para ajudá-lo a redigir um aviso final informando aos clientes que sua dívida deve ser paga imediatamente para evitar ações legais e o registro de uma inadimplência.

Ter procedimentos a seguir ajuda a “treinar” seus clientes sobre suas práticas e mostra a eles que você leva o crédito a sério. Além disso, as empresas que não fazem o acompanhamento costumam ser pagas por último, portanto, a adoção de medidas de crédito geralmente fará com que sua empresa seja paga à frente de outra pessoa.

A inadimplência de clientes precisa ser controlada para evitar prejuízos ao negócio. (Foto: The Office Designer.com)

3. Persiga a dívida

A regra de ouro da cobrança é que a roda estridente pega a graxa. Certifique-se de que sua empresa busque ativamente dívidas vencidas. Isso pode ser feito por carta ou telefone (tente os dois) e, se você acha que vale a pena, pode até tentar coletar pessoalmente.

Quando um cliente não pagar, tente entender o porquê. Eles têm um problema de fluxo de caixa ou estão perto de entrar em colapso? Se eles reivindicarem fluxo de caixa, peça que paguem parcelado. No entanto, certifique-se de que qualquer contrato estabelecido delineie uma programação de pagamento precisa e contenha multas (como ação judicial imediata e o registro de um padrão) por falta de pagamento.

Um motivo comum que os clientes citam por falta de pagamento é que os produtos e serviços entregues não eram o que eles esperavam. Embora isso possa ser uma manobra, tente discutir quaisquer questões levantadas de boa fé. Pode ser necessário oferecer uma compensação ou desconto, o que – embora não seja o ideal – significará pelo menos que sua empresa recupera alguma coisa.

4. Considere um cobrador de dívidas

Embora os cobradores de dívidas não façam nada que você não possa fazer, eles são mais praticados e podem ter mais sucesso em perseguir seu devedor recalcitrante. A prática usual deles é trabalhar com uma porcentagem da dívida recuperada, e usar uma pode ser uma boa ideia se a sua empresa não tiver a equipe interna necessária para buscar dívidas por conta própria. No entanto, lembre-se de que os cobradores de dívidas não têm poderes legais adicionais e, se forem excessivamente zelosos, você poderá prejudicar suas relações com um cliente ao usá-las.

5. Relate os maus pagadores

Se uma empresa ou indivíduo se recusar a pagar após 90 dias, informe outras empresas relatando o padrão às organizações de monitoramento de crédito. Embora isso possa não ajudá-lo a cobrar sua dívida específica, a ameaça de tal ação geralmente pode obrigar um cliente a pagar.

Além disso, embora no passado o compartilhamento de dados de crédito tenha sido o domínio de grandes empresas e instituições financeiras, novos serviços voltados para as PME estão aparecendo em cena, com muitas empresas oferecendo análise de risco para clientes, por exemplo, é uma nova comunidade online de proprietários de empresas que compartilham informações sobre devedores para serem alertados instantaneamente quando as empresas ao seu redor causam problemas de pagamento.

6. Tome medidas legais

Quando tudo mais falhar, é hora de considerar uma ação judicial para cobrar um cliente inadimplente. Infelizmente, isso nunca é uma solução rápida ou barata. De fato, pode levar muito tempo para que o processo seja concluído, e quase tudo que você recuperar pode ser consumido por custos legais.

A maioria das jurisdições possui um Tribunal de Pequenas Causas no qual você pode fazer reclamações. Embora seja mais barato hospedar-se nesses fóruns, suas ações geralmente não são aplicáveis. Os tribunais locais e de magistrados fornecerão sentenças executórias, mas suas decisões não serão aplicadas automaticamente.

O resultado é que, a menos que a dívida que você contrai seja grande e você também saiba que a empresa em questão tem capacidade de pagar, uma ação legal pode ser mais problemática do que vale a pena. Em todos os casos, a melhor coisa a fazer é consultar um advogado.

Uma vantagem dos procedimentos legais é que sua iniciação geralmente pode gerar mediação e negociação. Se você não receber a dívida de volta, lembre-se de que, dependendo da sua situação tributária, geralmente você pode “amortizá-la”.

Como vocês cobram clientes? Quais estratégias funcionam para vocês?